PORTALBANTEN -- Majelis Pengawas Daerah Notaris (MPDN) Kota Bogor, terus memperkuat pengawasan dan pembinaan serta profesional terhadap notaris di wilayahnya. Fokus utama adalah menjaga integritas dan keamanan dokumen negara, khususnya protokol notaris. Dokumen protokol notaris disimpan paling singkat 25 tahun oleh notaris, kemudian diserahkan ke Majelis Pengawas Daerah Notaris (MPDN) atau notaris pengganti, dan sebagai arsip negara yang harus disimpan selamanya (tidak ada batas waktu penyimpanan) sesuai Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN).
Alma Wiranta, Ketua MPDN Kota Bogor, menegaskan bahwa penyimpanan protokol notaris menjadi perhatian penting sehingga dilakukan pengecekan secara ketat dan tanpa terkecuali.
"Lebih baik pihak notaris sendiri yang berinisiatif menyimpan protokol ditempat yang telah ditentukan sebelum dilakukan pemeriksaan oleh MPDN, agar terpenuhi syarat kredibilitas dalam pengamanan akta sebagai dokumen negara pada saat pembuktian," ujar Alma Wiranta
Pemeriksaan protokol notaris dilakukan minimal sekali setahun, bahkan bisa dilakukan insidental jika diperlukan. MPDN Kota Bogor memiliki kewenangan penuh dalam melakukan pemeriksaan, pembinaan, dan pengawasan terhadap sekitar 250 kantor notaris di wilayahnya yang saat ini sudah naik kelas berpredikat B.
Lanjut Alma, "Protokol Notaris merupakan Dokumen Negara yang Harus Dijaga."
Tujuh dokumen Protokol notaris terdiri dari Minuta Akta, Buku Daftar Akta (Repertorium), Buku Daftar Akta di Bawah Tangan, Buku Daftar Nama Penghadap (Klaper), Buku Daftar Protes, Buku Daftar Wasiat dan Buku Daftar Lain yang Diwajibkan oleh Peraturan Perundang-undangan.
"Kewajiban Notaris menjaga dan menyimpan protokol notaris dengan baik. Jika notaris meninggal, pensiun, atau tidak dapat menjalankan tugasnya, protokol notaris harus diserahkan kepada notaris lain yang ditunjuk." Tegas Alma
Majelis Pengawas Daerah Notaris (MPDN) Kota Bogor memiliki peran krusial dalam mengawasi proses serah terima protokol notaris untuk menjaga maruah atau martabat profesi notaris di wilayahnya.
Serah terima ini merupakan kewajiban hukum yang diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN). Dan
prosedur umum serah terima Protokol Notaris (kumpulan dokumen asli akta, repertorium, klapper, dll.) terjadi ketika seorang notaris berhenti menjabat, meninggal dunia, cuti panjang, atau pindah wilayah jabatan.
